Unternehmen: Allgemein

Vorlagepflicht von E-Mails als Geschäftspapiere bei der Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung grundsätzlich verpflichtet sind, E-Mails mit steuerlichem Bezug vorzulegen. Ein generelles Verlangen nach einem vollständigen E-Mail-Gesamtjournal ist jedoch unzulässig.

Hintergrund

Im zugrunde liegenden Fall war eine GmbH Teil einer Konzerngruppe. Während einer steuerlichen Außenprüfung forderte das Finanzamt die Vorlage aller empfangenen und versendeten Handelsbriefe sowie weiterer steuerlich relevanter Unterlagen. Dies umfasste auch E-Mails und elektronische Faxe. Die Daten sollten auf einem elektronisch auswertbaren Datenträger bereitgestellt werden.

Die GmbH legte gegen die Aufforderung, auch E-Mails als Handels- und Geschäftspapiere vorzulegen, Einspruch und Klage ein. Sie argumentierte, dass E-Mails nicht in jedem Fall als aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gelten und ein vollständiges E-Mail-Gesamtjournal zu weit gehe. Die bisherigen Instanzen wiesen die Klage ab.

Entscheidung

Der BFH bestätigte die Auffassung der Vorinstanzen: Unternehmen müssen im Rahmen einer Außenprüfung E-Mails mit steuerlichem Bezug vorlegen. Dies ergibt sich aus § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO). Nach dieser Vorschrift sind Handels- und Geschäftsbriefe – dazu zählen auch E-Mails – geordnet aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Das gilt sowohl für empfangene als auch für versendete E-Mails, sofern sie steuerlich relevant sind, z.B. im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen.

E-Mails, die rein privater Natur sind, müssen nicht vorgelegt werden. Interne Firmenkommunikation ohne steuerlichen Bezug ist ebenfalls nicht betroffen.

Unzulässig ist jedoch: Das Finanzamt darf kein sogenanntes Gesamtjournal verlangen, das sämtliche E-Mail-Korrespondenz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter enthält – unabhängig davon, ob diese E-Mails steuerlich relevant sind oder nicht. Für ein solches umfassendes Journal fehlt die gesetzliche Grundlage.